Handbuch · Kapitel 4

Prüfen & Freigeben

Kein Dokument wird „einfach so“ gültig. Vor der Freigabe steht die Prüfung: Was hat sich geändert, wer hat es entworfen, wer gibt es frei? Die Freigabe selbst ist eine kryptographische Signatur — und bleibt dauerhaft nachprüfbar.

Alle Screenshots zeigen Beispieldaten der Berger Präzisionsteile GmbH — einem fiktiven Unternehmen (CNC-Präzisionsfertigung, 12 Mitarbeitende), an dem easo alle Funktionen ehrlich zeigt: inklusive offener Lücken.

Was sich geändert hat, Zeile für Zeile

Die Prüfansicht zeigt den vollständigen Vergleich: jede hinzugefügte oder geänderte Zeile, dazu die neu behandelten ISO-Abschnitte. Der Prüfzyklus daneben hält fest, wer entworfen hat und wessen Freigabe aussteht — das Vier-Augen-Prinzip ist eingebaut, nicht angeklebt.

Die Prüfansicht „Was sich geändert hat“ für PRO-009: grün markierte hinzugefügte Zeilen des ganzen Dokuments, oben der neu behandelte Abschnitt 7.2; rechts der Prüfzyklus mit „Entworfen: Lea Sommer“ und „Freigabe ausstehend“, ein optionaler Änderungsvermerk und die Aktion Genehmigen & freigeben. — Prüfen heißt sehen: der komplette Unterschied zur freigegebenen Fassung, bevor jemand unterschreibt.

Die Freigabe ist eine Signatur

Mit Genehmigen & freigeben wird aus dem Entwurf eine Version — signiert mit dem persönlichen Schlüssel der freigebenden Person. Das freigegebene Dokument trägt sein Siegel sichtbar: Verifiziert · signiert von …, dazu Version, Autor, Freigabedatum und die nächste fällige Prüfung. Auch die technische Herkunft ist offengelegt: Datei, Branch und Commit im Repository.

Das freigegebene Dokument POL-001 „Qualitätspolitik“ v1.0 mit grünem Badge „Verifiziert · signiert von Sabine Berger“, Metadaten zu Version, Status, Autor, Freigabe und nächster Prüfung sowie den Angaben Repository, Branch und Commit; darunter der Dokumenttext mit fünf Grundsätzen. — Freigegeben und verifiziert: Die Signatur wird bei jedem Öffnen geprüft — Manipulation würde sofort auffallen.

Was hinter dem Siegel steckt — Hashes, Schlüssel, Signaturen — erklären Der digitale Fingerabdruck und Elektronische Signaturen (eIDAS/AdES).

Kommentare werden zu Verbesserung

Wer liest, darf widersprechen: Jedes Dokument nimmt Kommentare und Änderungsvorschläge an — auch aus der Fertigung, nicht nur von der QS. Ein Vorschlag lässt sich direkt in eine neue Version oder in eine Maßnahme überführen. So entsteht der Verbesserungskreislauf dort, wo gearbeitet wird.

Ein freigegebenes Dokument mit der Kommentarspalte rechts: ein Vorschlag aus der Fertigung zu Eilaufträgen, darunter die Aktionen Erledigen, Neue Version und Zur Maßnahme machen sowie ein Eingabefeld „Kommentieren oder eine Änderung vorschlagen“. — Ein Vorschlag am Dokument: erledigen, in eine neue Version überführen — oder direkt zur Maßnahme machen.